Nebenkosten richtig berechnen: Das müssen Vermieter wissen

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Die korrekte Berechnung der Nebenkosten ist ein essenzieller Teil des Vermietungsgeschäfts. Sie gewährleistet nicht nur eine transparente und faire Abrechnung für Mieter und Vermieter, sondern schützt auch vor möglichen rechtlichen Streitigkeiten. Eine genaue Kenntnis der zulässigen Nebenkosten, der Abrechnungsmodalitäten und der gesetzlichen Vorschriften ist daher unerlässlich.

Einhaltung der Fristen

Ein zentraler Punkt in der Nebenkostenabrechnung ist die Einhaltung der Nebenkosten Frist. Vermieter müssen die Abrechnung der Nebenkosten innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums vorlegen.

Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung der Nebenkosten dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt werden. Das bedeutet konkret: Für einen Abrechnungszeitraum, der beispielsweise das Kalenderjahr 2022 umfasst, muss die Abrechnung bis spätestens 31. Dezember 2023 beim Mieter eingehen.

Versäumt der Vermieter diese Frist, kann er eventuelle Nachforderungen für diesen Abrechnungszeitraum nicht mehr geltend machen. Der Mieter ist in einem solchen Fall nur verpflichtet, die bereits geleisteten Vorauszahlungen zu begleichen. Eventuelle Guthaben zugunsten des Mieters bleiben jedoch auch nach Ablauf der Frist erstattungsfähig.

Umlagefähige Nebenkosten

Umlagefähige Nebenkosten sind Ausgaben, die dem Vermieter regelmäßig im Zusammenhang mit dem Betrieb eines Mietobjekts entstehen und laut Mietvertrag auf den Mieter übertragen werden können. Dazu zählen typischerweise Betriebskosten, Kosten für allgemeine Dienstleistungen und Wartungskosten. Nicht umgelegt werden können hingegen Instandhaltungskosten und Verwaltungskosten.

Zu den Betriebskosten gehören alle laufenden Kosten für die Immobilie, beispielsweise Wasser- und Abwassergebühren, Heizkosten, Kosten für die Müllabfuhr, Straßenreinigung und Grundsteuer. Reparaturen und Instandsetzungsarbeiten am Gebäude oder Kosten für die Buchführung oder die Mieterverwaltung können hingegen nicht als Nebenkosten umgelegt werden.

Berechnungsgrundlage und Verteilerschlüssel

Die Berechnung der Nebenkosten basiert auf zwei Hauptkomponenten: der Gesamthöhe der umlagefähigen Kosten und dem gewählten Verteilerschlüssel. Der Verteilerschlüssel definiert, wie diese Gesamtkosten auf die einzelnen Mieter umgelegt werden.

Bei der Verteilung der Nebenkosten auf Mieter werden verschiedene Verteilerschlüssel verwendet, um eine faire und gerechte Berechnung zu gewährleisten. Der am häufigsten genutzte Schlüssel basiert auf der Wohnfläche der jeweiligen Mieteinheiten. Nehmen wir zum Beispiel an, die Gesamtkosten betragen 10.000 Euro und die Gesamtwohnfläche des Gebäudes liegt bei 1.000 Quadratmetern. In diesem Fall würde ein Mieter, dessen Wohnung 50 Quadratmeter groß ist, einen Anteil von 500 Euro (10.000 Euro * 50/1.000) an den Gesamtkosten tragen.

Ein weiterer gängiger Verteilerschlüssel ist die Anzahl der Personen in den Wohnungen. Dieser Schlüssel wird oft für Kosten verwendet, die stark vom Verbrauch abhängen, wie beispielsweise Wasser. Wenn der Gesamtwasserverbrauch des Gebäudes 5.000 Euro kostet und 20 Personen im Gebäude leben, würde jeder Bewohner einen Anteil von 250 Euro (5.000 Euro / 20) übernehmen.

Schließlich gibt es noch die Verteilung der Kosten pro Einheit, unabhängig von deren Größe oder der Anzahl der Bewohner. Diese Methode wird beispielsweise für Reinigungskosten angewandt. Bei einem Gebäude mit 10 Einheiten und Reinigungskosten von 2.000 Euro würde jede Einheit gleichmäßig mit 200 Euro (2.000 Euro / 10) belastet.

Häufige Fehler ganz einfach vermeiden

Zu den häufigsten Fehlern bei der Nebenkostenabrechnung gehören die falsche Zuordnung von Kosten, Rechenfehler oder die Nichtbeachtung gesetzlicher Vorgaben. Vermieter sollten daher stets sorgfältig arbeiten und sich bei Unsicherheiten professionellen Rat einholen. Dies kann beispielsweise durch Steuerberater, Hausverwaltungen oder Rechtsanwälte erfolgen.