Wien (OTS) – Zwei Mitarbeiter der Stadt Wien – Einwanderung und
Staatsbürgerschaft
(MA 35) reduzierten durch die Entwicklung innovativer digitaler Tools
zum Scannen von Unterlagen und zur Zuteilung von Akten die
Verfahrensdauer in der Inlandseinbürgerung. Sie tragen so zur
Bewältigung der gestiegenen Antragszahlen bei.
Vizebürgermeisterin und Integrationsstadträtin Bettina Emmerling:
„Seit 2021 treiben wir in der Abteilung Einwanderung und
Staatsbürgerschaft (MA 35) die Digitalisierung voran, damit alle Kund
*innen von schnelleren und transparenteren Dienstleistungen
profitieren können. Die Mitarbeiter*innen der MA 35 entwickeln neben
ihrer täglichen Arbeit neue Ideen zur Digitalisierung und Optimierung
und setzen sie mit vollem Einsatz selbst um. Jeder Prozess, jedes
Werkzeug und jeder Handgriff wird auf Verbesserungspotenzial
untersucht.“
„Ich danke meinen Mitarbeitern, dass sie ihren Ideenreichtum der
Abteilung zugutekommen lassen. Sie sind zwei von vielen in der MA 35,
die ihre außergewöhnlich diversen Fachkenntnisse und ihre Kreativität
immer wieder einbringen und so in der Abteilung Zeit und Arbeit
einsparen. Das ist nicht selbstverständlich, aber in der MA 35 nicht
ungewöhnlich“, so die stellvertretende Abteilungsleiterin Nina
Crobath.
2025 wurden in der Inlandseinbürgerung 14.445 Anträge
entgegengenommen, eine Steigerung um 56,9 % zum Vorjahr. Durch die
bisherigen Prozessoptimierungen und zusätzliche Personalressourcen
ist es gelungen, die Zahl der abgeschlossenen Verfahren in der
Inlandseinbürgerung 2025 um 63,2 Prozent gegenüber dem Vorjahr zu
steigern. Das ist ein starkes Zeichen für den ständigen
Verbesserungsprozess der Abteilung.
Vom Handwerk zur Manufaktur zur voll digitalisierten Behörde
Durch die Digitalisierung von analogen Zwischenschritten und
Optimierung von digitalen Hilfswerkzeugen werden Verfahren
beschleunigt und können flexibler erledigt werden. SWEM (Scannen wie
ein Meister) ist ein solches digitales Werkzeug, das von zwei
Mitarbeitern der Abteilung Einwanderung und Staatsbürgerschaft (MA 35
) entwickelt wurde.
Mit SWEM können Dokumentenseiten in einem gesammelten Stapel
eingescannt werden. SWEM erfasst, trennt, benennt und speichert die
gescannten Dokumente automatisch. Das erspart den Mitarbeiter*innen,
die die Anträge entgegennehmen, wertvolle Arbeitszeit. Das von den
gleichen zwei Mitarbeitern der MA 35 entwickelte „NiciFlow“ ist ein
Automatisierungstool für die Leitung der Inlandseinbürgerung, das die
elektronischen Akten automatisch nach definierten Regeln verteilt.
Der Arbeitsablauf wurde von einer gesamten Arbeitswoche auf 30
Sekunden reduziert.
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess läuft auf Hochtouren
SWEM wird seit der Einführung letztes Jahr schrittweise auf die
meisten Bereiche der Abteilung für Einwanderung und
Staatsbürgerschaft ausgerollt. Die zwei Mitarbeiter der MA 35
arbeiten derzeit an der Aktualisierung weiterer Hilfswerkzeuge und an
einem Tool zur internen Postenverwaltung. Die Personalverwaltung wird
dadurch schneller, transparenter und fehlerfrei. Gleichzeitig läuft
ein zweijähriges Programm in der gesamten Abteilung, das unter
anderem das Wissensmanagement auch digital auf den neuesten Stand
bringen soll. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess ist im vollen
Gang.
